7 tips voor effectief mailen

Dit artikel stond onlangs in Intermediair en past goed bij timemanagement op het werk.

Hieronder volgen 7 tips voor beter gebruik van e-mail op het werk en thuis. Deze e-mail analyzers zijn te vinden op www.clearcontext.com/products/inbox_manager.html. Met dank aan Telematica Instituut en Denise Hulst, Trainer effectief e-mail.

1. Werk mails die u in twee minuten kunt beantwoorden meteen af. Orden overige mails in uw takenlijst of agenda.

2. Activeer een e-mail filter voor cc's of projecten waaraan u werkt. Outlook gebruikers vinden dat onder de Wizard-functie. Alle cc'tjes belanden daardoor automatisch in een aparte map. Als u een ander mailprogramma gebruikt, vraag dan aan een ICT-er hoe het filter ingesteld kan worden.

3. Analyseer met wie u het meest mailt en wiens berichten het snelst beantwoord worden. Hiervoor kunt u een (gratis) programma downloaden bijvoorbeeld Clear context inbox manager. Dit programma ordent aan de hand van statistieken de belangrijkste mails. Niet de mail die het laatste binnengekomen is staat dan bovenaan, maar de mails van uw populaire contactpersonen. Let wel hierdoor blijft het incidentele mailtje dat ook direct aandacht verdient langer ongezien.

4. Een goed alternatief is daarom het programma Xobni, dat slechts inzicht geeft in de statistieken van elk e-mailcontact. Welke attachements heeft deze afzender in het verleden meegestuurd (handig voor projecten), aan wie cc't deze persoon, hoe is de balans tussen de mails die onderling worden verstuurd?

5. Houd e-mail helder en beknopt. Kan de ontvanger direct begrijpen wat u vraagt of zegt, of kost het hem tijd om dit uit te zoeken?

6. Formuleer een duidelijk onderwerp. De ontvanger moet aan de subject header al kunnen zien wat de aard van het bericht is.

7. Bedenk wanneer u antwoord van iemand wilt, voordat u het medium kiest waarmee u hem benadert. Wanneer u haast heeft, een discussie wilt voeren of boos bent, is bellen of langskomen effectiever dan mailen.